Za niezłożenie Confirmation Statement dla spółki ltd grozi odpowiedzialność karna? Co zrobić, jeżeli jestem spóźniony?

Większość dyrektorów spółek ltd słyszała o raporcie Confirmation Statement i obowiązku jego złożenia w Companies House (odpowiednik polskiego KRS). Czy zdawałeś sobie jednak sprawę z tego, że brak jego złożenia jest nie wykroczeniem, ale przestępstwem (criminal offence) niosącym za sobą poważne konsekwencje?

Co więcej, jeżeli sądzisz, że zaniedbania i spóźnienia w tym zakresie ze strony Twojego księgowego-doradcy zwalniają Cię z odpowiedzialności, nic bardziej mylnego. To Ty jako dyrektor w świetle obowiązujących przepisów jesteś w pełni odpowiedzialny za dopełnienie tego obowiązku. Więc jeżeli Twój księgowy nie pomógł Ci złożyć tego dokumentu w Companies House to Ty jako dyrektor popełniasz przestępstwo.

 

Czym jest Confirmation Statement spółki ltd

W zawiązku ze zmianami w roku 2016 roku dokument zwany Annual Return został zastąpiony innym nazwanym Confirmation Statement. Jego złożenie w Companies House jest niezbędne do potwierdzenia/zmiany danych dotyczących Twojej spółki w Companies House.

Innymi słowy, informacje w rejestrze spółek powinny być aktualne. Dlatego dyrektor (zazwyczaj zajmuje się tym jego księgowy lub doradca) ma obowiązek co 12 miesięcy sprawdzić aktualność danych spółki i potwierdzić, ewentualnie zaktualizować obecny stan w Companies House poprzez złożenie Confirmation Statement w zakresie:

• Szczegółów dotyczących adresu rejestracyjnego spółki, dyrektorów, sekretarzy i adresów gdzie jest przechowywana Twoja dokumentacja.
• Oświadczenia dotyczącego kapitału zakładowego, informacji na temat udziałów i udziałowców,
• Rodzaju prowadzonej działalności (SIC Code)
• Listy osób sprawujących kontrolę nad spółką (PSC).

Dokument powinien być składany co najmniej raz na 12 miesięcy bez względu na to, czy spółka jest aktywna, czy ‘uśpiona’ (‘dormant’). Nie znaczy to jednak, że data jego złożenia jest taka sama jak data złożenia rozliczenia Twojej spółki (Accounts). W większości przypadków obowiązują tu zupełnie inne terminy.

 

Czy tylko raz w roku?

Dokument ten musisz składać przynajmniej raz na 12 miesięcy. Możesz to robić częściej jeżeli w sytuacji Twojej spółki nastąpiły zmiany, które uważasz, że powinny pojawić się w rejestrze.

Przykładowo:

Ostatnio dla jednego z naszych klientów realizowaliśmy emisję nowych udziałów oraz ich transfer na nowego nominowanego udziałowca. Ponieważ spółka miała zaplanowane kolejne inwestycje, dla których niezbędne było oficjalne zamieszczenie nowych osób sprawujących kontrolę (PSC), należało poinformować o tym Companies House poprzez złożenie Confirmation Statement. Spowodowało to oficjalne wprowadzenie do rejestru nowej osoby PSC (Person with Significant Control).

 

Konsekwencje niezłożenia Confirmation Statement spółki ltd w terminie

Companies House zawsze wyznacza obowiązkowy termin złożenia Confirmation Statement. W praktyce zajmują się tym zazwyczaj firmy księgowe i konsultanci, którzy pomagają dopełnić dyrektorom tego obowiązku. Niestety zgłasza się do nas coraz więcej nowych klientów, których sprawy zostały zwyczajnie zaniedbane, a coroczny Confirmation Statement ich spółki ltd nie został złożony.

Niektórzy z nich usłyszeli nawet przykre słowa od swoich księgowych, że to nie w ich obowiązku jest dopilnowanie tego raportu i spóźnienie w jego złożeniu wynika np. z nie opłacenia usługi przez klienta. Są również księgowi, którzy nierzetelnie wykonują swoje usługi i zapominają o terminowym złożeniu Confirmation Statement. Takie podejście jest zwyczajnie nieprofesjonalne.

W ATB Consulting Confirmation Statement jest zawsze częścią kompleksowej obsługi spółki ltd i dyrektor nigdy nie musi martwić się, czy Confirmation Statement zostało złożone w terminie.

 

Brak złożenia Confirmation Statement spółki ltd jest przestępstwem (criminal offence) 

Za niedopełnienie tego dyrektorskiego obowiązku grozi Ci:

• automatyczne zamknięcie Twojej spółki przez Companies Houses,
• utrata aktywów spółki,
• oskarżenie i rozprawa w sądzie kryminalnym,
• kary nakładane w sądzie kryminalnym w wysokości do £5000.

Jak działa procedura?

Jeżeli nie złożysz Confirmation Statement w terminie, Companies House odnotuje ten fakt i przyśle Ci upomnienia z tym związane. Jeżeli nadal nie złożysz sprawozdania i nie będzie z Twojej strony reakcji to…

Rozpocznie się automatyczna procedura przymusowego zamknięcia Twojej spółki (compulsory strike-off).

Jeżeli w ciągu 1-2 miesięcy nadal nie złożysz Confirmation Statement i nie zatrzymasz procesu zamknięcia, to Twoja spółka ltd zostanie wykreślona z rejestru. Co więcej, wszystkie aktywa spółki staną się własnością korony brytyjskiej.

Ty jako dyrektor możesz również zostać oskarżony (prosecution) i postawiony przed sądem. To oczywiście najgorsza możliwa sytuacja i pomimo iż rzadko spotykana to niestety w praktyce możliwa.

Przykładowo w samym 2014 roku Companies House skutecznie zaskarżyło w sądach 3,360 dyrektorów za spóźnione sprawozdania i rozliczenia w ogólnej sumie kar £81 mln.

Sprawy takie są praktycznie niemożliwe do wygrania (z wyjątkiem bardzo nielicznych sytuacji) przed sądami, gdyż wynikają bezpośrednio z zaniedbań obowiązków statutowych dyrektora.

Istotną informacją jest to, że pozwanym może być również tak zwany ‘shadow director’- osoba faktycznie sprawująca kontrole nad spółką czy też udziałowiec, którego polecenia wykonują powołani oficjalnie dyrektorzy.

 

Niekorzystna historia zaniedbań w urzędach

Innym niekorzystnym aspektem spóźnienia w złożeniu confirmation statement jest fakt odnotowania tego w Companies House, co jest niekorzystne.

Przykładowo:

Jeżeli do spóźnienia doprowadził nierzetelny księgowy i nawet udało Ci się wybrnąć z tej sytuacji, to pamiętaj, że w przyszłości (nawet jeżeli tak sytuacja nastąpi z niezależnych od Ciebie powodów) Companies House może być wobec Ciebie bardziej surowy. Krótko mówiąc, spóźniając się z jakimikolwiek sprawozdaniami, tworzysz niekorzystną historią swoją i swojej firmy w dopełnianiu obowiązków w Urzędach…

Niestety na rynku istnieje wiele firm konsultingowo-księgowych, które w nieetyczny sposób zaniedbują obowiązki swoich klientów. W tym artykule przeczytasz więcej o niegodziwych praktykach firm księgowych w zakresie Confirmation Statement >>

 

 

Jak sprawdzić, czy Twoje Confirmation Statement nie jest spóźnione 

To czy Twoje Confirmation Statement zostało złożone w terminie możesz sprawdzić na stronie Companies House. Możesz również sprawdzić, jakie są terminy złożenia kolejnego.

Aby to zrobić, wystarczy, że wejdziesz na stronę Companies House i w wyszukiwarce wpiszesz nazwę Twojej firmy:
https://beta.companieshouse.gov.uk/

Po kliknięciu nazwy Twojej firmy w wynikach wyszukiwania zostaniesz przeniesiony na stronę z informacjami znajdującymi się w rejestrze:

W zakładce Overview i sekcji Confirmation Statement znajdziesz informacje na temat terminów:

Next statement date – to data sporządzenia kolejnego Confirmation statement natomiast

Due – to termin złożenia Confirmation Statement w rejestrze Companies House

 

Co zrobić, żeby uniknąć kłopotów

Przede wszystkim Twoje sprawozdania/raporty w Companies House powinny być składane w terminie. Jeżeli Twój księgowy nie potrafi pomóc Ci dopilnować tych podstawowych obowiązków, czasami warto rozważyć zmianę księgowego.

Jeżeli znajdziesz się w sytuacji, kiedy Confirmation Statement Twojej spółki ltd nie zostało złożone, koniecznie skontaktuj się z Twoim księgowym, żeby zrobił to natychmiast i bez zbędnej zwłoki. Możesz również skorzystać z usług innych firm.

W zależności jak bardzo spóźnione jest Twoje Confirmation Statement (upomnienie, rozpoczęcie zamknięcia spółki, wezwanie do sądu) mogą być niezbędne dodatkowe działania mające na celu jak najszybsze wyjaśnienie tej sytuacji.

Możesz to zrobić ze swoim księgowym lub w przypadku jego niekompetencji  tym zakresie rozważyć skorzystanie z usług profesjonalnej firmy konsultingowo-księgowej, która odpowiednio zadba o Ciebie i Twoją spółkę.

 

Jeżeli nie jesteś jeszcze naszym klientem i potrzebujesz złożyć Confirmation Statement, możemy pomóc. Skontaktuj się z nami. Pomożemy złożyć Confirmation Statement dla Twojej spółki ltd nawet w ciągu 24 godzin.

Jeżeli Twoja spółka ltd jest zamykana poprzez wszczęcie urzędowej procedury przymusowego wykreślenia z rejestru w wyniku niezłożenia Confirmation Statement możemy również pomoc zatrzymać ten proces i zapobiec sytuacji, kiedy pod Twoim nazwiskiem będzie widniało popełnione przestępstwo (criminal offence).

W ATB Consulting pomagamy nie tylko w rozliczeniach i kompleksowym prowadzeniu spółek limited. Confirmation Statement, Accounts czy inne sprawozdania są częścią naszej obsługi, dzięki czemu masz pewność, że nigdy nie będą spóźnione. Uważamy, że to naszym obowiązkiem jest pomaganie dyrektorom w dopilnowaniu tych podstawowych, ale jakże istotnych obowiązków.

Skontaktuj się z nami >>