fbpx

Podróże służbowe – co można zaliczyć w koszty spółki?

utworzone przez Spółki Limited - Podstawy

Jednym z najczęstszych wydatków zwracanych dyrektorowi/pracownikowi przez spółkę są podróże służbowe, które są nieodzowną częścią prowadzenia biznesu. Spotkania z kontrahentami, klientami, wyjazdy na targi czy inne wydarzenia biznesowe, wszystko to generuje koszty, które możesz pokryć ze środków swojej spółki.

 

Milówka (mileage)

Milówka to kwota, jaką spółka wypłaca dyrektorowi (bądź pracownikowi) za korzystanie z prywatnego samochodu podczas wyjazdów i podróży służbowych.

Dyrektor, aby otrzymać zwrot milówki, musi być właścicielem lub współwłaścicielem auta, które wykorzystuje w celach służbowych.

Za każdą przejechaną milę w roku podatkowym dyrektorowi należy się:

  • zwrot kwoty £0.45/milę,
  • a po przekroczeniu 10 tysięcy mil – £0.25/milę.

Należy pamiętać, że limit 10 tysięcy mil dotyczy roku podatkowego, tj. od 06/04 danego roku do 05/04 kolejnego.

Stawki milówki uwzględniają również koszty:

  • eksploatacji samochodu,
  • napraw,
  • ubezpieczenia,
  • jak również koszt paliwa.

Oznacza to, że koszty te ponosisz z prywatnych środków i nie bierzesz na nie paragonów, bądź faktur wystawionych na spółkę.

Istotne jest, aby prowadzić ewidencję wszystkich podróży służbowych odbytych własnym samochodem na dokumencie milówki (dokument do pobrania na dole artykułu). Na podstawie tego dokumentu spółka wypłaca dyrektorowi należną mu kwotę. Każdy z dyrektorów prowadzi swoją ewidencję wyjazdów/milówki.

Wskazane jest, aby dyrektor posiadał dodatkową dokumentację potwierdzającą odbytą podróż (np. korespondencja mailowa z kontrahentem, potwierdzenie uczestnictwa w targach, kopia umowy spisana podczas wyjazdu etc.).

Pobierz szablon pozwalający odpowiednio udokumentować Twoją milówkę >>>

A co z pozostałymi kosztami, które mają miejsce podczas takiego wyjazdu?

 

Inne koszty podróży

Jeżeli, podczas podróży służbowej ponosisz dodatkowe koszty, takie jak np. opłata za przejazd autostradą czy bilet za parking, wówczas spółka dodatkowo zwraca Ci zapłacone kwoty poza milówką.

Koszty te mogą zostać poniesione przez Ciebie z Twoich prywatnych środków i później spółka dokona na Twoją rzecz zwrotu zapłaconej kwoty. Możesz również opłacić je bezpośrednio kartą należącą do Twojej spółki. W obu przypadkach pamiętaj o zachowaniu i załączeniu do dokumentacji spółki paragonów/biletów.

 

Jak dokonywać zwrotu milówki

Dokonując zwrotu, z tytułu przelewu powinno jasno wynikać, że płatność dotyczy milówki, którego z dyrektorów oraz którego miesiąca.

Przykład:
Anna Kowalska otrzymuje zwrot milówki za lipiec 2018.
Tytuł przelewu: „A. Kowalska – Mileage 2018-07”.

Jeżeli spółka na zakończenie danego miesiąca nie posiada środków na koncie aby dokonanać zwrotu milówki dyrektorowi, to może to zrobić w innym dowolnym momencie w przyszłości.

Dokument milówki natomiast należy dołączyć do pozostałej dokumentacji za dany miesiąc, niezbędnej do rozliczenia spółki.

Jeżeli milówka za dany miesiąc jest zwracana w innym miesiącu, niż ten, którego dotyczy i zwrot odbywa się w PLN, to należy pamiętać, aby dokonać przewalutowania odpowiedniej kwoty zgodnie z kursem HMRC obowiązującym w miesiącu, w którym następuje zwrot, a nie w miesiącu, którego dotyczy milówka.

Przykład:
Dyrektor podsumował na druku milówki wyjazdy za okres maj-czerwiec 2018. Należna dyrektorowi za ten okres kwota wynosi £2,000.00 Spółka dokonuje zwrotu milówki w lipcu 2018 w walucie PLN. Pomimo iż milówka dotyczy miesięcy maj-czerwiec 2018, to przewalutowania kwoty £2,000.00 na PLN dokonujemy w oparciu o kurs obowiązujący w lipcu 2018 (https://bit.ly/2mx0gIk), co da kwotę 9,827.40 PLN.

Uwaga! Dojazdy do/z miejsca pracy (dom-biuro-dom) nie są ujmowane w milówce.

 

Czy spółka może zwrócić Ci za wyjazd służbowy płacąc więcej niż £0.45?

Tak, możesz otrzymać od swojej spółki za podróż służbową odbytą swoim prywatnym autem więcej, niż wcześniej wspomniane kwoty. Nie zalecamy jednak takich rozwiązań, gdyż nadwyżka ponad ustalone kwoty będzie dla Ciebie jako osoby fizycznej „bonusem” od spółki (benefits in kind). Kwotę tę będziesz musiał wykazać w deklaracji P11D oraz zaraportować przez system payroll, odliczyć i zapłacić z tego tytułu podatek.

 

Co w sytuacji, kiedy w podróży bierze udział więcej niż jeden dyrektor?

Co w sytuacji, kiedy w spółce jest więcej niż jeden dyrektor, np. dwoje i wspólne odbywają podróż służbową samochodem jednego z nich?

Wówczas dyrektorowi-kierowcy, który użycza swojego auta, należy się standardowa kwota milówki, natomiast dyrektor-pasażer otrzymuje ze spółki £0.05 za każdą przejechaną milę. Dyrektor-pasażer powinien uwzględnić ten fakt w swojej ewidencji wyjazdów/milówek.

Taka sytuacja została uwzględniona w naszym szablonie rozliczenia milówki, który możesz pobrać na tej stronie >>

Zwrot milówki nie dotyczy jedynie podróży odbytych prywatnym autem. Spółka może zwrócić Ci odpowiednie kwoty za podróż odbytą Twoim prywatnym motorem (£0.24 za milę) lub rowerem (£0.20 za milę).

 

Delegacje zagraniczne

Innym sposobem na rozliczenie wyjazdów służbowych są delegacje zagraniczne.

Uwaga – delegacje zagraniczne nie dotyczą kraju rezydencji dyrektora oraz kraju rezydencji spółki. A zatem, jeżeli mieszkasz w Polsce i posiadasz spółkę ltd w Anglii, to wszelkie wyjazdy w obrębie Polski czy też do UK nie będą traktowane jako delegacja zagraniczna. Taki wyjazd należy rozliczyć na podstawie kosztów, jakie rzeczywiście poniosłeś plus ewentualnie na podstawie milówki (jeżeli była wykazywana).

Rozliczając wyjazd służbowy jako delegację zagraniczną korzystasz z ustalonej przez HMRC stawki/diety za każdy dzień pobytu. HMRC dla każdego miejsca wyznaczyło odpowiednie kwoty, które możesz sobie zwrócić. Dieta obejmuje koszty zakwaterowania i wyżywienia, co oznacza, że pokrywasz te wydatki z prywatnych środków i nie dokumentujesz ich fakturami wystawionymi na spółkę.

Dieta nie obejmuje kosztów dojazdu do miejsca delegacji (pociąg, samolot, milówka), czy też kosztów, jakie ponosisz na miejscu delegacji, jak np. wynajem auta, komunikacja miejska, bilety parkingowe, bilet wstępu na targi. Te koszty pokrywasz z prywatnych środków, a następnie spółka dokonuje zwrotu odpowiedniej kwoty lub pokrywasz je bezpośrednio ze środków spółki. Dla takich kosztów należy gromadzić faktury (na spółkę), rachunki, paragony, bądź inne potwierdzenia.

 

Kiedy potrzebne są paragony i faktury na spółkę?

W skrócie:

  • Milówka (obejmuje: eksploatacja samochodu, ubezpieczenia, naprawy i koszty paliwa) – paragony nie są potrzebne, a faktury nie powinny być wystawiane na Twoją spółkę.
  • Dieta (koszty noclegu i wyżywienia) – paragony nie są potrzebne, a faktury nie powinny być wystawiane na Twoją spółkę.
  • Koszty dojazdów na miejsce delegacji (samolot, pociąg, taxi) – paragony i faktury na spółkę są potrzebne.
  • Inne koszty (bilety parkingowe, opłaty za autostrady) – paragony i faktury na spółkę są potrzebne.

 

Pobierz szablon milówki >>

 

close

Prowadzisz spółkę Ltd?

Dowiedz się jak skutecznie oszczędzić na podatku.

  • angle-double-right
    Poznaj 23 najważniejsze koszty uzyskania przychodu w spółce ltd.
  • angle-double-right
    Ponad 30 stron niezwykle wartościowej wiedzy!
  • angle-double-right
    Otrzymuj również praktyczne porady, artykuły i najnowsze informacje dotyczące bezpiecznego prowadzenia spółki ltd.

Wypenij formularz i pobierz Poradnik