fbpx

Podstawy prowadzenia brytyjskiej spółki limited LTD (część 2)

utworzone przez Spółki Limited - Podstawy

W tym artykule kontynuujemy temat jak bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami prowadzić brytyjską spółkę limited ltd.

W poprzedniej części omówiliśmy obowiązki dyrektora, sposoby wypłacania pieniędzy ze spółki oraz raportowanie zmian w sytuacji spółki w HMRC, oraz Companies House.

Co jeszcze powinieneś wiedzieć i jakich obowiązków dopełniać jako dyrektor spółki limited?

 

Księgowość oraz dokumenty dotyczące działalności spółki

Musisz przechowywać:

  • Dokumenty dotyczące spółki
  • Dokumenty finansowe i księgowe.

Możesz oczywiście zatrudnić profesjonalnego doradcę takiego jak księgowy, który pomoże Ci w sprawach rozliczeń i podatków.

Pomimo iż kontrole ze strony urzędów nie są tak intensywne, jak to w Polsce to HMRC zawsze może poprosić Cię o przedstawienie dokumentów i sprawdzenie sytuacji twojej spółki.

 

Dokumenty dotyczące działalności spółki

Dokumentami jakie musisz przechowywać są:

  • Lista udziałowców, dyrektorów oraz sekretarzy,
  • Raporty ze zgromadzeń wspólników i wyników głosowań wspólników nad uchwałami,
  • Zobowiązania spółki do spłaty należności wobec wierzycieli z uwzględnieniem dokładnej daty, oraz kto dokładnie jest wierzycielem (‘debentures’),
  • Zobowiązania do napraw szkód wynikłych z winy spółki (‘indemnities’),
  • Zapisy transakcji kupna udziałów spółki,
  • Informacje o pożyczkach i kredytach pod zastaw aktywów firmy.

Twoim obowiązkiem jest również poinformowanie Companies House, jeżeli, którekolwiek z powyższych dokumentów przechowywane są w innym miejscu niż adres rejestracyjny Twojej spółki.

 

People with significant control

Rejestr osób posiadających znaczącą kontrolę w spółce (‘people with significant control’) musi być przechowywany i musi zawierać osoby które:

  • mają więcej niż 25% udziałów lub prawa głosu w spółce,
  • mogą powoływać lub odwoływać większość dyrektorów,
  • mogą mieć wpływ znaczny wpływ lub kontrolują firmę.

Jeżeli w firmie nie ma osób posiadających znaczną kontrolę, i tak jesteś zobowiązany przechowywać pozostałą dokumentację.

 

Dokumenty księgowe

Musisz przechowywać wszystkie dokumenty księgowe zawierające,

  • Wszystkie środki otrzymywane i wydawane przez spółkę,
  • Szczegóły dotyczące aktywów,
  • Długi, jakie spółka posiada i zadłużenia wobec spółki,
  • Stan magazynowy towaru na koniec roku,
  • Inwentaryzację wykorzystaną do podsumowania wartości stanów magazynowych,
  • Wszytkie towary kupione i sprzedany,
  • Lista dostawców i odbiorców (obowiązuje, jeżeli jesteś sprzedawcą retailowym).

Musisz również przechowywać wszystkie dokumenty niezbędne do przygotowania i podliczenia corocznych sprawozdań (annual accounts) i deklaracji podatkowych spółki (Company Tax Return) z uwzględnieniem:

  • Dokumenty zakupowe takie jak rachunki, faktury, potwierdzenia dostaw itp.,
  • Wszystkie dokumenty potwierdzające zakupy takie jak rachunki, faktury, umowy, kontrakty itp.,
  • Wszystkie zasadne dokumenty takie jak np. wyciągi bankowe i korespondencja firmowa.

Możesz zostać ukarany grzywną w wysokości £3000 lub nawet zdyskwalifikowany z obejmowania stanowiska dyrektora w spółkach, jeżeli nie przechowujesz dokumentacji księgowej.

 

Jak długo przechowywać dokumentację

Dokumentację powinieneś przechowywać przez 6 lat od zakończenia ostatniego roku finansowego, którego te dokumenty dotyczą lub dłużej, jeżeli:

  • Zawierają transakcje, które obejmują więcej niż jeden rok rozliczeniowy spółki,
  • Spółka zakupiła coś, co może być wykorzystywane dłużej niż 6 lat np. maszyny, komputery czy inne urządzenia,
  • Spóźniłeś się ze złożeniem zeznania podatkowego (Compny Tax Return),
  • HMRC rozpoczęło kontrolę Twojego zeznania podatkowego (complience check).

Jeżeli Twoje dokumenty zostały zgubione, skradzione lub zniszczone.

Jeżeli nie możesz zastąpić dokumentacji, która została zgubiona, skradziona lub zniszczona (np. ponownie wydrukować, odzyskać z chmury czy backupu) w takim przypadku jesteś zobowiązany:

  • Zrobić wszystko, aby ją odtworzyć (np. wystąpić do dostawców o wystawienie kopii faktur itp.),
  • Natychmiast zgłosi ten fakt w urzędzie podatkowym (Corporation Tax Office),
  • Uwzględnić tę informację w zeznaniu podatkowym spółki. 

 

Confirmation Statement
(annual return)

Każdego roku masz obowiązek złożenia w Companies House sprawozdania zwanego confirmation statemnet (wcześniej annual return) potwierdzającego poprawność i aktualność Twoich danych.

 

Sprawdź dane swojej firmy

Musisz sprawdzić następujące dane:

  • Szczegółu dotyczące adresu rejestracyjnego firmy, dyrektorów, sekretarzy,
  • Twój oświadczenia dotyczące kapitału i informacji na temat udziałowców,
  • SIC code – numer określający przedmiot działalności spółki (odpowiednik polskiego PKD),
  • Rejestr osób posiadający znaczną kontrolę nad spółką (people of significant control) – musisz uwzględnić te informacje ze swoim pierwszym confirmation statement.

Companies House prześle Ci przypomnienie, kiedy będzie zbliżał się termin złożenia confirmation statemnet.

Zazwyczaj termin złożenia to:

  • Data, kiedy Twoja spółka została założona lub
  • Data, kiedy złożyłeś swoje ostatnie confirmation statement.

Jeżeli spóźnisz się z Confirmation Statement, może zostać nałożona na Ciebie grzywna w wysokości do £5000, a nawet Twoja firma może zostać wykreślona z rejestru (zamknięta).

 

Może to powodować również inne poważne problemy. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule: Za niezłożenie Confirmation Statement dla spółki ltd grozi odpowiedzialność karna? Co zrobić, jeżeli jestem spóźniony?

Szyldy i firmowe materiały promocyjne

 

Szyldy

Twoim obowiązkiem jest zamieszczenie szyldu z nazwą Twojej firmy w miejscu, gdzie Twoja firma została zarejestrowana i pod każdym z adresów gdzie spółka prowadzi działalność. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, kiedy prowadzisz biznes z domu.

Przykładowo posiadasz 3 sklepy stacjonarne i biuro, które nie jest w Twoim domu. W takim przypadku w każdym z tych miejsc musisz zamieścić szyld z nazwą Twojej firmy.

Szyld musi być czytelny i dostępny przez cały czas (nie może to być np. neon wyłączany na noc).

 

 Materiały promocyjne

Masz obowiązek zamieszczać dane swojej firmy we wszystkich dokumentach firmowych, publikacjach, listach.

Na wszystkich listach, formularzach zamówienia i witrynach internetowych powinieneś zmieścić:

  • Numer rejestracyjny spółki z Companies House,
  • Adres rejestracyjny,
  • Gdzie firma jest zarejestrowana (np. England and Wales, Scotland or Northern Ireland)
  • informację, że Twoja firma to spółka limited (z ograniczoną odpowiedzialnością).

Jeżeli chcesz zamieścić nazwisko, któregoś z dyrektorów, to musisz zamieścić listę wszystkich obecnych dyrektorów.

Jeżeli chcesz zamieścić informację na temat kapitału firmy, to musisz również dodać informację, jaka część tego kapitału została wpłacona.

Warto wiedzieć, że zupełnie inne zasady obowiązują co do danych, jakie musisz uwzględnić na fakturach (invoice).

 

Jak widzisz, wiele z obowiązków dyrektora jest bardzo podobnych do tych, które znamy z polskiego kodeksu spółek handlowych. I tak jak wspomniałem na początku to, że urzędy w Wielkiej Brytanii są bardzo przyjazne przedsiębiorcom, chętnie pomagają i nie traktują każdego jak potencjalnego przestępcę czy oszusta, to niedopełnienie podstawowych obowiązków dyrektorskich może grozić wysokimi karami finansowymi łącznie nawet z zabronieniem Ci pełnienia funkcji dyrektora w spółkach.

Na szczęście współpracując z rzetelną firmą knsultingowo-ksiegową, która pilnuje terminów i dopełnia wszelkich niezbędnych obowiązków, Twoja rola jako dyrektora do dokonywania powyższych czynności sprowadza się praktycznie do minimum.

To minimum, to wiedza, jakie istnieją obowiązki, aby moc sprawdzić swojego doradcę czy prowadzi Twoja spółkę, jak należy. Jest to niezbędne, gdyż niestety na rynku działa wiele nierzetelnych firm niezwykle nieprofesjonalnie podchodzących do sprawy prowadzenia księgowości i spółek.

Często wynika to z braku wiedzy, doświadczenia, chęci szybkiego zysku czy braku czasu w wyniku zbyt dużej liczby klientów. W efekcie powstają spore zadłużenia, kary i zobowiązania wobec Companies House, jak i HMRC, o których klienci nie mają nawet pojęcia. Skąd mieliby wiedzieć skoro w pełni zaufali firmie prowadzącej ich spółkę w UK.

W ATB Consulting podchodzimy indywidulanie do spraw każdego klienta i z niezwykłą starannością realizujemy działanie związane z prowadzeniem spółek. Zarówno w kwestiach informowania o obowiązkach dyrektorskich, dotrzymywania terminów czy prawidłowego prowadzenia księgowości, jak i rozliczeń wykonywanych przez certyfikowanych księgowych brytyjskich. Tylko takie podejście pozwala zbudować długotrwała dobre relacje i zabezpieczyć interesy klienta teraz i w przyszłości.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w sprawach prowadzenia Twojej spółki, profesjonalnego bookkeepingu, księgowości realizowanej przez akredytowanych brytyjskich księgowych czy załatwiania spraw związanych z sytuacją spółki wystarczy, że skontaktujesz się z nami. Chętnie pomożemy.

 

close

Prowadzisz spółkę Ltd?

Dowiedz się jak skutecznie oszczędzić na podatku.

  • angle-double-right
    Poznaj 23 najważniejsze koszty uzyskania przychodu w spółce ltd.
  • angle-double-right
    Ponad 30 stron niezwykle wartościowej wiedzy!
  • angle-double-right
    Otrzymuj również praktyczne porady, artykuły i najnowsze informacje dotyczące bezpiecznego prowadzenia spółki ltd.

Wypenij formularz i pobierz Poradnik