Sales Tax oraz FEIN w USA – uwaga na porady online dla eCommerce

Jako przedsiębiorca eCommerce czytając nasze poradniki i artykuły, z pewnością zetknąłeś się z podatkiem sales tax w USA, numerem federalnym FEIN, jak również naszą opinią, że nie powinieneś korzystać z porad znalezionych online, przy podejmowaniu decyzji dotyczących obowiązków sprawozdawczo-podatkowych w którymkolwiek kraju (nie tylko USA).

Są one często udzielane przez osoby nieposiadające wystarczającej wiedzy ani doświadczenia w zakresie sproawozdawczo-podatkowym. Tym samym takie informacje są w większości przypadków niekompletne, a tym samym nierzetelne.

A jak niestety okazuje się w praktyce z takiej ogólnodostępnej wiedzy, korzystają czasami nie tylko mniejsi przedsiębiorcy, ale również osoby odpowiedzialne za eCommerce w większych firmach, kiedy robią research na temat nowych planowanych rynków zbytu.

Korzystanie z tego typu porad grozi tym, że nie dopełnisz swoich obowiązków wobec urzędów (w ogóle lub w terminie), wytworzysz zaległości w składaniu deklaracji, zapłacie podatków, a tym samym narazisz się na kary, odsetki, dodatkowe koszty, a w niektórych przypadkach nawet dużo poważniejsze konsekwencje ze strony urzędów podatkowych.

 

W tym artykule przeanalizujmy interesujący wątek porad online, który nasz zespół znalazł po kilkunastu minutach przeglądania jednej z grup Facebook dot. sprzedaży przez Amazon i podatku sales tax w Stanach Zjednoczonych.

Nie znaczy to, że jeżeli sprzedajesz przez inny marketplace (eBay, Etsy itp.), własny sklep czy Shopify to ten artykuł nie będzie dla Ciebie przydatny. Wręcz przeciwnie, amazon służy nam tylko jako przykład w przedstawieniu zagrożeń płynących z porad online dotyczących sales taxu i na co powinieneś zwrócić uwagę, jeżeli chodzi o podatki w USA.

A ponieważ jako firma kosnultingowo-księgowa od wielu lat specjalizujemy się i pomagamy firmom eCommerce w rozliczeniach oraz dopełnianiu obowiązków sprawozdawczo-podatkowych w USA, zobaczmy, co poszło nie tak.

Jeden z członków grupy Dawid zadał następujące pytanie:

I o ile pytanie dotyczy również spraw importowych, to my skupimy się na części pytania dotyczącej slales taxu i innych obowiązków w urzędach federalnych.

Udało mi się ustalić, że na początku nie do końca muszę przejmować się sales tax a income tax ogarniam w Polsce.

 

Moje pytanie brzmi, co z FEIN/EIN czy obowiązuje to małe firmy sprzedające w takim modelu?

 

Jaki program używacie do rozliczania sprzedaży i rozliczania sales tax zgodnie ze stawkami stanowymi?

 

Chętnie z korzystam z jakies płatnej konsultacji jeśli ktoś pomoże mi to wszystko ogarnąć.

Mamy tutaj pytanie o 2 poziomy podatkowe, Jeden z nich federalny, gdzie rozmawiamy o numerze FEIN, a drugi stanowy, gdzie mowa o padatku sales tax. Dawid pyta również o rozliczenia podatku sales tax.

Zastanawia oczywiście fakt, gdzie Dawidowi udało się ustalić, że na początku sales taxem nie powinien się przejmować.

Aby udzielić mu kompetentnej odpowiedzi, należałoby zatem ocenić sytuację jego firmy i zadać, choć kilka podstawowych pytań o formę prowadzonej działalności, planowane kanały sprzedaży (czy tylko amazon), czy też osobisty związek przedsiębiorcy ze Stanami Zjednoczonymi.

Bez tego nie ma możliwości udzielenia rzetelnej porady ani w zakresie obowiązków federalnych, ani stanowych w tym sales taxu.

 

Numer federalny FEIN

Jednak bez zadawania jakichkolwiek pytań, pierwszej porady udziela Leszek, pisząc:

Z FEIN nie ma co panikować, wyślij (towar) potem sobie ogarniesz, jak będziesz potrzebował.

Sugerując, że FEIN nie jest aż tak istotny, pomimo że nie zna całościowej sytuacji Dawida. Nie wie, w jaki sposób dokonuje importu, jakiej wartości, czy jakiego rodzaju obowiązki mogą go dotyczyć, zanim rozpocznie sprzedaż…

Również bez zadania jakiegokolwiek pytania, Gosia, jedna z uczestniczek grupy, podkreślając swoje wieloletnie kompetencje w sprzedaży w USA i 11 lat doświadczenia sprzedaży w Amazon, odpowiada:

FEIN polecam zrobić jednak jest on niezbędny gdy musisz rejestrować się na sales tax Fein można załatwić jednym telefonem.

 

Ja od wielu lat sprzedaję na US i udzielam konsultacji w zakresie Amazona. Handluję na Amazonie od ponad 11 lat.

Jeżeli chodzi FEIN / EIN, to o ile Gosia słusznie zaleca jego wyrobienie, to w przypadku jego zastosowania również Dawid uzyskuję nieprecyzyjną poradę, która sugeruje, że jest on niezbędny tylko do rejestracji sales i można odnieść wrażenie, że jego uzyskanie może poczekać.

Obie odpowiedzi zarówno Leszka, jak i Gosi, nie są oczywiście poprawne, gdyż FEIN / EIN jako numer federalny może być potrzebny Dawidowi w różnych okolicznościach. W gruncie rzeczy może powinien rozważyć też inny federalny numer podatkowy, w zależności od jego sytuacji, czy formy prowadzonej działalności, której nikt z udzielających porad nie przeanalizował.

Również nie każdy przedsiębiorca jest w stanie otrzymać numer FEIN /EIN jednym telefonem i nie zawsze jest to możliwe akurat wtedy, kiedy numer potrzebujesz. Czasami jest to uzależnione od możliwości czasowych firmy konsultingowej, która mogłaby pomóc uzyskać ten numer (jeżeli nie jesteś w stanie zrobić tego sam) oraz od możliwości kontaktu z urzędem IRS, który nadaje ten numer.

Uzyskując dziesiątki numerów FEIN / EIN dla klientów w IRS, spotkaliśmy się z sytuacjami, że uzyskanie numeru podatkowego na wczoraj było zwyczajnie niemożliwe.

Przykładowo: podczas lockdownów w 2020 r., IRS był zupełnie sparaliżowany, a uzyskanie numeru FEIN / EIN było niemożliwe przez kilka tygodni. Klienci mieli problem z przemieszczeniem swojego towaru, który został uziemiony na granicy, tylko ze względu na brak numeru federalnego EIN.

 

Poziom stanowy i podatek sales tax

Gosia odpowiada:

Sales tax w stanach gdzie Amazon nie rozliczać, a szczerze mówiąc prawie wszędzie już rozlicza.

 

Ja od wielu lat sprzedaję na US i udzielam konsultacji w zakresie Amazona. Handluję na Amazonie od ponad 11 lat.

Co oczywiście nie jest rzetelną odpowiedzią na pytanie, ale sprawia wrażenie, że rzeczywiście nie ma czym się zbytnio przejmować, jeżeli chodzi o sales tax, kiedy sprzedajesz przez Amazon. Dawid uzyskuje zatem kolejne potwierdzenie (od osoby podkreślającej swoje wieloletnie doświadczenie), że rzeczywiście można ten temat traktować dość lekko.

Jednak należałoby zapytać, co oznacza rozliczać w rozumieniu Gosi. Czy ma na myśli, że w większości stanów wprowadzono już marketplace facilitator, który zobowiązuje amazon do zajęcia się podatkiem sales tax w jego imieniu w pewnym określonym zakresie?

A co z pozostałymi stanami, gdzie facilitator nie został wprowadzony? A co ze stanami gdzie amazon rozlicza sales tax, ale nie dopełnia pozostałych obowiązków związanych z sales taxem? A co z pozostałymi podatkami, które mogą pojawić się w wyniku obowiązków sales tax? A co kiedy sprzedajesz również przez inne kanały np. Shopify lub własny sklep? Jakie to niesie za sobą konsekwencje?

To tylko niektóre z niezwykle istotnych pytań, na które odpowiedzi oczywiście w tym komentarzu już nie znajdziemy, a które mają ogromne znaczenie w ocenie, jakie będą rzeczywiście obowiązki Dawida przy sprzedaży w USA i czy faktycznie na początku nie musi przejmować się podatkiem sales tax.

Jeżeli tak wyglądają również konsultacje promowane przez Gosię, która patrząc na komentarze, najprawdopodobniej nie posiada specjalizacji w systemie podatkowym w USA, to może być to jednym z powodów, dlaczego systematycznie zgłaszają się do nas przedsiębiorcy z zaległościami i karami nie tylko dotyczącymi sales tax, ale również takimi, o których nawet nie wiedzieli.

 

Program do rozliczania sales tax

I ostatnia rzecz o którą pyta Dawid, to oprogramowanie do rozliczania sales tax:

Jaki program używacie do rozliczania sprzedaży i rozliczania sales tax zgodnie ze stawkami stanowymi?

Na to pytanie niestety nie otrzymuje odpowiedzi. Jednak wśród niektórych przedsiębiorców panuje błędne przekonanie, że rozliczeniami podatków sales tax mogą zajać się kompleksowo na własną rękę, korzystając ze złudnej automatyzacji oferowanej przez oprogramowanie dostępne online typu TaxJar.

Niestety jest to szybka droga do problemów i zdecydowanie odradzamy korzystanie z tego rodzaju oprogramowania, o ile nie jesteś ekspertem w stanowych przepisach podatkowych zarówno dotyczących sales taxu, jak i innych podatków.

Częściowo poruszaliśmy ten temat w artykule Sales Tax w USA – 6 najczęściej popełnianych błędów w eCommerce, gdzie przedstawiamy błąd związany z działaniem na własną rękę.

Natomiast szczegółowo, dlaczego nie powinieneś korzystać z tego rodzaju oprogramowania, możesz zapoznać się w artykule Sales Tax USA – złudna automatyzacja (w przygotowaniu).

 

Nexus i sales tax

Ale to nie koniec, gdyż wątek rozwija się i kolejny przedsiębiorca też ma wątpliwości co do sales taxu.

Jędrzej pyta:

Gosia, ale sales tax rozlicza amazon to co mi do tego?

Co mogłoby oznaczać, że z niekompetentnej – naszym zdaniem – porady Gosi lub innych znalezionych w internecie informacji Jędrzej błędnie wywnioskował, że amazon w całości rozlicza sales tax. Nie jest to oczywiście jego winą, gdyż nie jest ekspertem od podatków. Skoro Gosia ma doświadczenie w tym zakresie, to pewnie jest w stanie rozwiać jego wątpliwości.

Niestety w odpowiedzi otrzymuje kolejną niekompletną i niezrozumiałą dla niego poradę:

Jedrzej jeśli masz Nexus w stanach, które rozlicza Amazon w pełni to nic nie musisz robić.

a Jędrzej odpowiada:

Nie mam. Mam polskiego księgowego.

Ponownie powracamy do nieprecyzyjnego sformułowania rozlicza w pełni.

Jednak nawet jeśli Gosia ma na myśli prawo marketplace facilitator, to porada „nic nie musisz robic”, jest kompletnie niepoprawna, gdyż również w stanach gdzie obowiązują takie przepisy, mogą pojawić się obowiązki, nawet dla przedsiębiorców sprzedających tylko przez amazon.

Nie wspomnę już oczywiście, o wyjaśnieniu Jędrzejowi czym jest Nexus, kiedy może powstać oraz w jakiej sytuacji i jakiego rodzaju obowiązki wywołuje.

Nie bez powodu wprowadzony w błąd i zdezorientowany Jędrzej wywnioskował, że Nexus to osoba, która zajmuje się rozliczeniami (jego księgowy), a nie słowo określające spełnienie przesłanek wywołujących obowiązek sprawozdawczo-podatkowy w danym stanie.

Niestety przez kolejne 10 tygodni żadnego sprostowania ze strony Gosi ani innych osób już nie otrzymał.

 

Jak uniknąć problemów

To oczywiście tylko jeden z przykładów wielu porad, jakie można uzyskać od osób niespecjalizujących się w obowiązkach sprawozdawczo-podatkowych w USA (w tym sales tax), a promujących swoje usługi w tym zakresie.

W naszym rozumieniu takie nieodpowiedzialne działania ze strony osób ogłaszających się ekspertami wprowadzają przedsiębiorców w kłopoty, pomimo że ich intencje z pewnością są dobre i rzeczywiście próbują pomóc.

Jednak w praktyce sprawianie pozorów, czy sugerowanie, że podatki w USA można bagatelizować, powodują, że wielu nieświadomych przedsiębiorców czytających i bazujących na tego rodzaju poradach, zwyczajnie wchodzi na szybką drogę do kosztownych do wyprowadzenia problemów w przyszłości. W ten sposób osoby takie, zamiast pomagać, poprzez nieprecyzyjne i błędne porady, robią przedsiębiorcom tak zwaną niedźwiedzią przysługę.

Nie wspomnę już o anty-poradach, które słyszeliśmy, że aby sprzedawać w USA, w ogóle nie potrzebujesz księgowego i wszystko możesz zrobić sam… mając na uwadze złożoność systemu podatkowego w USA przy sprzedaży eCommerce, pozostawię to bez komentarza.

Warto zapoznać się, chociażby z naszym poradnikiem Sales Tax w USA – 6 najczęściej popełnianych błędów w eCommerce >>

do czego może doprowadzić niedopełnienie obowiązków związanych ze wspomnianym tu podatkiem sales tax.

Faktem jest, że jeżeli nie wiesz dokładnie, co czeka Twoją firmę, jeżeli chodzi o obowiązki sprawozdawczo-podatkowe, nie jesteś w stanie ocenić, czy rzeczywiście Twój budżet pozwala Ci bezpiecznie wejść na rynek w Stanach Zjednoczonych.

Nie jedna nawet większa firma produkcyjna korzystając z naszych porad, zmieniła zupełnie swoją strategię wejścia do USA właśnie ze względu na obowiązki podatkowe.

I absolutnie nie mówię tego, aby zniechęcić Cię do wciąż jednego z najbardziej dynamicznych i zyskownych rynków świata. Nie chcę też przerazić Cię podatkami w USA, gdyż firmy takie jak nasza mogą kompleksowo pomóc Ci w ich dopełnieniu.

Chciałbym jednak zasugerować, że każdy nowy rynek warto podbijać bezpiecznie, strategicznie i profesjonalnie.

Dlatego, aby uniknąć kłopotów i kar finansowych w urzędach, skorzystaj z solidnej konsultacji firmy posiadającej specjalizację w zakresie rozliczeń eCommerce oraz obowiązków sprawozdawczo-podatkowych w USA (w tym sales tax).

Powinna to być firma, która rzeczywiście będzie w stanie przeanalizować Twoją konkretną sytuację i wytłumaczyć Ci, jakie dokładnie czekają Cię obowiązki sprawozdawczo-podatkowe w USA. Zarówno przy rozpoczęciu sprzedaży, jak i na późniejszym etapie rozwoju biznesu.

Firma taka powinna również potrafić obalić wszelkie internetowe mity. Czym rzeczywiście nie powinieneś się przejmować, a na jakie działania powinieneś zwrócić szczególną uwagę.

Nie warto bazować na niepełnych, niedopasowanych do Twojej sytuacji czy nawet błędnych i niekompetentnych poradach znalezionych w Internecie.

Podobnie nie warto sugerować się informacjami podatkowymi uzyskanymi podzczas kursów szkoleniowych dot. sprzedaży na Amazonie, eBayu czy Shopify, od osób nieposiadających wystarczającej wiedzy i specjalizacji w zakresie podatków (w tym sales tax w USA).

To poważny błąd, który w efekcie oprócz niepotrzebnych stresów, może kosztować Cię wielokrotnie więcej w stosunku do solidnej konsultacji czy renomowanego szkolenia dot. obowiązków sprawozdawczo-podatkowych w USA.

Jeśli byłoby to interesujące i potrzebne, to my oczywiście również możemy pomóc. Jako firma konsultingowo-księgowa od wielu lat pomagamy firmom produkcyjnym i mniejszym przedsiębiorcom eCommerce w kompleksowej obsłudze i rozliczeniach rynku w USA, zarówno na poziomie federalnym, jak i stanowym.

Aby skorzystać z naszej pomocy, możesz:

• Zamówić dostęp do naszego szkolenia dotyczącego obowiązków sprawozdawczo-podatkowych w sprzedaży w USA dla eCommerce >>
• Umówić się na indywidualną video-konsultację, kontaktując się z nami przez formularz na stronie kontaktowej >>