Sales Tax w USA – 6 najczęściej popełnianych błędów w eCommerce

Rozważając biznes eCommerce w USA, z pewnością zetknąłeś się lub słyszałeś już o podatku Sales Tax, który dotyczy praktycznie każdej firmy sprzedającej na tym rynku. Tym bardziej że eCommerce w USA staje się coraz bardziej popularny wśród przedsiębiorców prowadzących swoje biznesy po ‘drugiej stronie stawu’.

Jednakowo firmy z UK, Polski czy innych krajów Europy wchodzą na rynek w Stanach Zjednoczonych, widząc w nim niezwykle ciekawą alternatywę dla rynków lokalnych oraz sposobność dla rozwoju swojego biznesu. Zarówno Ci sprzedający przez marketplace typu eBay czy amazon, jak i przez własne sklepy np. Shopify, WooCommerce czy Magento.

Nie bez powodu. Rynek amerykański nie tylko od zawsze był niezwykle chłonny i dynamiczny, ale wciąż oferuje dostęp do bardzo dużej liczby potencjalnych klientów.

Jest to coraz bardziej istotne w dzisiejszych czasach. Wisząca w powietrzu recesja zmusza przedsiębiorców to podboju nowych rynków dla zapewnienia stabilności sprzedaży, tworzenia szans na dalszy rozwój i zwiększenia bezpieczeństwa swojej firmy.

Niestety niektórzy przedsiębiorcy nie zdaje sobie sprawy, że jak każdy inny rynek, ten w USA związany jest z obowiązkami sprawozdawczo-podatkowymi. I o ile korzystając z pomocy firmy księgowej wielu producentów czy również mniejszych przedsiębiorców z sukcesem sprzedaje i radzi sobie z tymi wyzwaniami, to nie znaczy, że nie powinieneś znać podstaw dotyczących tego, co Cię czeka.

Jeżeli rozważasz sprzedaż w USA to szkolenie dotyczące obowiązków sprawozdawczo-podatkowych na tym rynku może być dla Ciebie bardzo pomocne. Znajdziesz je pod tym linkiem:
Sprzedaż eCommerce w USA obowiązki sprawozdawczo-podatkowe oraz strategie wejścia na rynek >>

W tym artykule przedstawiamy najczęściej popełniane błędy, jeżeli chodzi o jeden najważniejszych podatków, który będzie Cię dotyczył. I o ile w USA zmierzysz się również z innymi podatkami i obowiązkami do dopełnienia to sales tax, który jest podatkiem sprzedażowym, jest jednym z najistotniejszych.

I nie jest to artykuł typu clickbait, mający na celu wygenerowanie dla nas przychodu z reklam czy skuszenie wątpliwej jakości usługami lub produktami. Jak w każdym z naszych poradników, przekazujemy solidną wiedzę, wraz z konkretnymi uzasadnieniami, podpartą naszym doświadczeniem, praktyką i specjalizacją w omawianym zakresie.

 

BŁĄD 1
Ignorowanie faktu możliwości powstania obowiązku sales tax

Pierwszym podstawowym błędem jest sytuacja, w której firma rozpoczyna sprzedaż w USA, zupełnie ignorując możliwość powstania obowiązków sprawozdawczo-podatkowych (w tym sales tax).

Niestety o ile Internet daje możliwość sprzedaży na wielu rynkach zarówno przez własne sklepy WoocCommerce, Magento, Shopify czy platformy markeptlace typu amazon, eBay, Etsy, to niestety rozwiązania te nie zapewniają pełnego wsparcia w zakresie sprawozdaczo-podatkowym.

Dodatkowo o ile na niektórych rynkach, platformy typu amazon potrafią zablokować możliwość sprzedaży przy niedopełnieniu pewnych obowiązków (np. w Niemczech bez potwierdzenia rejestracji do VAT w DE), to w USA tego rodzaju blokad nie ma.

Daje to złudne wrażenie dla firm sprzedających już w EU, że w takiej sytuacji obowiązków rejestracyjnych czy podatkowych w USA nie muszą dopełniać, a markteplace zajmie się za Ciebie wszystkimi obowiązkami.

Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie zatem sprawy, że każdy rynek, na którym rozpoczyna sprzedaż, może wytwarzać obowiązki sprawozdawczo-podatkowe, które jego firma musi dopełnić we własnym zakresie. Tak jest również w przypadku USA.

Świadomość tego i nieignorowanie faktu, że wejście na rynek w Stanach Zjednoczonych może wytworzyć różnego rodzaju obowiązki podatkowe (w tym slales tax), pomoże uniknąć tego błędu.

 

BŁĄD 2
Bazowanie na poradach sales tax znalezionych online

Czasami firmy rozważające sprzedaż w USA bazują na informacjach z Internetu na temat obowiązków dotyczących podatku sales tax.

Miejsce, gdzie zasięgają porad, to fora internetowe, grupy serwisów społecznościowych typu Facebook, czy nawet video szkoleniowe i konsultacje osób trenujących w zakresie kanałów sprzedaży eCommerce (np. sprzedaż przez Amazon, Shopify czy eBay).

Problem polega na tym, że informacje te pochodzą często od osób niespecjalizujących się w sprawozdawczości i przepisach podatkowych w USA.

Co więcej, tego rodzaju porady są zazwyczaj niedopasowane do konkretnej sytuacji firmy poszukującej odpowiedzi. Są również niepełne, a w wielu przypadkach błędne. Tym samym wprowadzają w błąd osoby nie tylko zadające pytania, ale inne, które czytają i konsumują te informacje online.

Niektórzy przedsiębiorcy, zamiast skorzystać z solidnej konsultacji podatkowej lub renomowanego szkolenia próbują oszczędzić i bazują na poradach internetowych, lub korzystają z konsultacji osób niebędących ekspertami.

Może to prowadzić do zaległości w urzędach i poważnych problemów w przyszłości. Finalnie zapłacisz dwa razy albo i dużo więcej za błędy spowodowane bazowaniem na ogólnych poradach online.

To jakie konsekwencje mogą Cię dotknąć przy niedopełnieniu obowiązków sprawozdawczo-podatkowych sales tax, omówimy później.

Tego rodzaju wiedza, którą możesz znaleźć online, w większości przypadków nie jest przekazywana przez osoby specjalizujące się w obowiązkach sprawozdawczo-podatkowych.

Nie jest zatem źródłem kompletnej, a tym samy rzetelnej wiedzy, na bazie której możesz bezpiecznie podejmować jakiekolwiek decyzje dotyczące sprzedaży w USA i obowiązków podatkowych (w tym sales tax) w tym kraju.

To, że znaleziona online czy zasłyszana interpretacja podatkowa może być zastosowana dla jednego biznesu, nie oznacza od razu, że będzie prawidłowa również dla Twojego. To, że informacje przekazuje osoba promująca się doświadczeniem i mówi, to co chciałbyś usłyszeć (np. że nie musisz dopełniać obowiązków podatkowych), nie oznacza, że jest to poprawne, właściwe i bezpieczne.

Dlatego nie warto bazować na niepełnych, niedopasowanych do Twojej sytuacji czy nawet błędnych poradach znalezionych w Internecie, czy uzyskanych podczas kursów szkoleniowych dot. sprzedaży na Amazonie, eBayu czy Shopify.

 

Niestety osoby te, pomimo iż są specjalistami w swojej dziedzinie, często nie posiadają specjalizacji ani praktyki w zakresie podatków.

Aby uniknąć tego błędu czy potencjalnych konsekwencji, warto skorzystać z pomocy firmy konsultingowo-księgowej, która nie tylko specjalizuje się w obowiązkach sprawozdawczo-podatkowych, ale ma doświadczenie w praktycznym ich rozliczaniu dla swoich klientów eCommerce.

W większości przypadków zapłacenie z solidną konsultację czy szkolenie dotyczące obowiązków sprawozdawczo-podatkowych w USA, będzie dla Ciebie dużo lepszą inwestycją niż ogólnodostępne porady online.

 

 

BŁĄD 3
Nie rejestrowanie się, kiedy powstanie sales tax nexus

To kolejny błąd, który jest związany z tym, że przedsiębiorca wie, że powstają dla niego obowiązki sprawozdawczo-podatkowe sales tax (tak zwany sales tax nexus), ale nie podchodzi do rejestracji stanowych ani nie ma zamiaru tego zrobić w najbliższej przyszłości.

Musisz mieć na uwadze, że o ile spóźnienia w rejestracjach stanowych mogą generować kary i odsetki, to zupełne ignorowanie rejestracji i niedopełniania obowiązków może mieć dla Ciebie bardzo nieprzyjemne konsekwencje.

O tym, jakiej wysokości kary mogą zostać nałożone na Twoją firmę, znajdziesz w dalszej części artykułu.

Najgorsze, co może Cię spotkać, to kiedy stan sam skontaktuje się z Tobą, gdyż uzna, że umyślnie unikasz rejestracji oraz postawi Ci zarzuty kryminalne (felony 3go stopnia / 3rd degree felony).

Oczywiście nie każdy stan jest taki sam i nie każdy podejmuje aktywne działania w celu poszukiwania przedsiębiorców, ale niestety wiele z nich korzysta z takiej sposobności.

Tym bardziej że w czasach zmniejszającej się aktywności gospodarczej wpływy do budżetów z tytułu podatków zaczynają topnieć.

Warto w tym momencie wspomnieć o bardzo nieodpowiedzialnym podejściu niektórych przedsiębiorców mówiących: „ale przecież kto mnie znajdzie i skąd urząd będzie wiedział, że sprzedaję w USA”.

Ciekawe czy podobne podejście praktykują w stosunku do Polskich czy Europejskich urzędów podatkowych, które przecież niczym nie różnią się od tych amerykańskich.

Oczywiście nie zalecamy takiego sposobu prowadzenia biznesu. Urzędy w USA również posiadają swoje procedury i podejmują działalnia aby dotrzeć do podatników.

 

Kontrole sprzedawców na marketplace typu amazon, eBay Etsy

Przykładowo przed wprowadzeniem prawa marketplace facilitator urzędy sądownie występowały do marketplaceów typu Amazon czy eBay o udostępnienie danych osób sprzedających na tych platformach.

Większość firm korzystających z marketplace (np. amazon) często automatycznie wytwarza dla siebie obowiązki sprawozdawczo-podatkowe.

I o ile dla urzędów podatkowych było to długa droga, aby uzyskać sądownie dane sprzedawców, to wiele stanów dopięło swego i finalnie rozpoczęło wysyłanie listów do przedsiębiorców z prośbą o audyt / kontrolę. Jak pewnie domyślasz się, zignorowanie takiego zapytania wiązało się z dużo większymi nieprzyjemnościami niż tylko kary i odsetki.

I o ile wydawałoby się, że przy wprowadzeniu prawa marketplace facilitator sprzedawcy mogą odetchnąć, to okazuje się, że niestety tak nie jest. Facilitator nie zwalnia sprzedawców marketplaców typu amazon, eBay, Etsy ze wszystkich obowiązków podatkowych wobec urzędów stanowych.

Co więcej, w momencie, kiedy marketplace ma już obowiązek przekazywania informacji dot. firm sprzedających wraz z odprowadzanymi podatkami, tym samym urzędy otrzymują wszystkie informacje, które mogą wykorzystywać do upominania się nie tylko o dopełnienie bieżących obowiązków, ale również zapłaty zaległych podatków, w tym sales tax.

 

Kontrole sklepów i centrów fulfilment

A co z firmami sprzedającymi przez inne kanały sprzedaży niż marketplace?

Czy mając  to wszystko na uwadze, moglibyśmy powiedzieć, że urzędy będą miały problemy, aby zmusić również dostawców platform sklepowych typu Shopify, operatorów płatności kartą, czy dostawców usług fulfimentowych do przekazania danych ich klientów? Wydaje się, że w dzisiejszych czasach nie będzie to dla nich wyzwaniem.

Dlatego, aby uniknąć tego błędu, dobrze zaplanuj strategię rejestracyjną związana z sales taxem oraz innymi podatkami. A przede wszystkim nie zakładaj, że możesz tego nie robić, bo może i tak nikt Cię nie znajdzie i nie poniesiesz tego konsekwencji. Nie warto. Zdecydowanie zalecamy prowadzić firmę zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

BŁĄD 4
Odkładanie rejestracji sales tax na koniec

To bardzo podobny błąd jak #3, z tym że w tym przypadku firma zakłada, że wejdzie na rynek w USA, a obowiązki dopełni w dalekiej przyszłości lub jak będzie wycofywać się z rynku w USA, bo np. nie jest pewien osiągnięcia sukcesu. Inaczej mówiąc: „jakoś to będzie”.

I wszystko jest ok, kiedy biznes dobrze się rozwija, rozpoczynasz rejestracje stanowe, a systematyczne dopełnianie obowiązków przestaje być dla Ciebie problemem.

Gorzej wygląda sytuacja, kiedy spotkało Cię niepowodzenie i musisz wycofać się z rynku. Patrzysz na raport, który otrzymałeś od firmy księgowej, a tam widnieją do dopełnienia obowiązki w 10 stanach.

Jeżeli nie byłeś na to przygotowany od samego początku, może okazać się, że będzie to dla Ciebie nie tylko wyzwaniem finansowym, ale i stresem. Bo z jednej strony biznes nie poszedł tak, jak chciałeś, a z drugiej wciąż wiszą nad Tobą koszty, których nie jesteś w stanie pokryć ze środków firmowych, gdyż wcześniej tego nie zaplanowałeś.

Pozostaje Ci dopełnienie tych obowiązków i opłacenie ich ze swoich prywatnych pieniędzy nie przeznaczonych na planowany biznes. No, chyba że jesteś jednym z przedsiębiorców wyznających zasadę opisaną w błędzie #3 ‘a kto mnie znajdzie’…

Oczywiście zdecydowanie nie zalecamy niedopełniania obowiązków stanowych, które już powstały, gdyż jest to niezgodne z obowiązującymi przepisami.

Dlatego zawsze warto przed rozpoczęciem sprzedaży w USA skorzystać z eksperckiej konsultacji lub szkolenia Pozwoli Ci to przygotować się na różne ewentualności, tak aby nic Cię nie zaskoczyło zarówno w przypadku sukcesu, jak i ewentualnego niepowodzenia.

 

BŁĄD 5
Spóźnienia w rejestracjach i składaniu deklaracji sales tax

O ile rozliczenia podatków sales tax, odprowadzenie ich do urzędu czy składanie deklaracji to zawsze dodatkowe koszty księgowe i administracyjne, to spóźnienia w rejestracji w urzędzie i składaniu raportów mogą być kosztowne.

Spóźnienia w urzędowych rejestracjach sales tax mogą wiązać się z karami i odsetkami, które będą uzależnione nie tylko od długości okresu spóźnienia, ale również regulacji w poszczególnych stanach. Będą również uzależnione od liczby zaległych / spóźnionych deklaracji, jak i wysokości zaległych podatków.

Kiedy jesteś spóźniony, kary i odsetki są najmniej poważną, choć bywa, że bolesną konsekwencją, nawet kiedy sam zgłosisz się do urzędu.

Niektóre kary mogą być stałe (np. $50 za samą spóźnioną deklarację na Florydzie). Znowu inne urzędy nakładają niższe kary np. $25 za jedną deklarację, ale rosną one w miarę wydłużania się okresu spóźnienia.

Analogicznie z odsetkami. Mogą być stałe lub mogą rosnąć każdego kolejnego miesiąca spóźnienia i nakładać się na siebie.

I o ile stała kwota kary za jedną spóźnioną deklarację, może być do przełknięcia, to jeżeli stan wyznaczy raportowanie miesięczne, to po roku spóźnienia, mogą robić się z tego pokaźne sumy.

Tym bardziej że musisz wziąć również pod uwagę, że podatki powinny zostać rozliczone, a deklaracje złożone w urzędzie przez Twoją firmę księgową, co również będzie generowało koszty.

Podobnie wyglądają kary, kiedy jesteś już zarejestrowany, a Twój księgowy nie złoży deklaracji na czas lub Ty spóźnisz się z odprowadzeniem podatku sales tax w terminie.

Nie znaczy to, że nie można dobrze zaplanować strategii rejestracyjnej, aby uniknąć problemów. Ale jeżeli nie jesteś zarejestrowany, a stan sam zgłosi się do Ciebie, zanim podejmiesz rejestrację, to tak jak wspominaliśmy w błędzie #3 mogą zostać postawione Ci zarzuty kryminalne (criminal charges).

Dlatego dobrze zaplanuj strategię rejestracyjną i unikaj spóźnień. Warto współpracować z firmą księgową specjalizująca się w rozliczeniach eCommerce, która nie tylko regularnie będzie kontrolować dla Ciebie okoliczności wytwarzające obowiązki w urzędach stanowych, ale pomoże również w poprawnych rejestracjach.

Solidna firma księgowa powinna również objąć dla Ciebie opieką obsługę całego stanu. W tym powinny zawierać się kontakt z urzędem i regularne kontrolowanie, aby podatki były rzetelnie rozliczane, a deklaracje składane na czas.

 

BŁĄD 6
Rozliczenia sales tax na własną rękę i inne półśrodki

Mamy tutaj dwie popularne sytuacje.

Niektóre firmy eCommerce zostają skuszone atrakcyjnymi ofertami rozliczeń w USA za niewielkie pieniądze. Decydują się na skorzystanie z usług księgowości firmy niewyspecjalizowanej lub nieposiadającej wystarczającego doświadczenia w rozliczeniach podatków stanowych.

Inne firmy eCommerce wprowadzane są w błąd przez nierzetelnych doradców. Sugerują oni, że możesz zająć się sales taxem we własnym zakresie i proponują Ci korzystanie z półśrodków takich jak złudna automatyzacja sales tax, która oferowana na rynku przez oprogramowanie typu taxjar.

 

Błędy w ocenie okoliczności wytwarzających nexus i rozliczeniach podatków

I o ile np. taxjar jest narzędziem, które ze względu na swoje błędy, specyfikę działania i niedociągnięcia może być doraźnie pomocne dla firm księgowych znających przepisy podatkowe i specjalizujących się w rozliczeniach sales tax, to oferowanie tego typu narzędzi przedsiębiorcom do kontroli i rozliczeń podatkowych, jest w naszym rozumieniu nieetyczne, a dla przedsiębiorców bardzo ryzykowne i niestety kosztowne.

Z naszej wieloletniej praktyki w rozliczeniach eCommerce rynku USA, możemy potwierdzić, że korzystanie z usług niedoświadczonych firm księgowych czy z tego typu oprogramowania i działania na własną rękę, może prowadzić do poważnych błędów w ocenie okoliczności powstania nexusa (wytworzenia obowiązków rejestracyjnych, sprawozdawcach i podatkowych).

W wyniku tego możesz nie dopełnić faktycznie dotyczących Cię obowiązków podatkowych lub z drugiej strony niepotrzebnie zarejestrować się w zbyt dużej liczbie stanów ponosząc bardzo duże i nieuzasadnione koszty. Co więcej, tworzy to również ryzyko różnego rodzaju błędów w rozliczeniach podatków, czy nawet w składanych deklaracjach.

Jeżeli nie współpracujesz z wyspecjalizowaną w podatkach w USA firmą księgową, to ryzykujesz, że Twoje obowiązki sprawozdawczo-podatkowe nie są poprawnie oceniane, a Twoje deklaracje sales tax mogą zostać przez urząd odrzucone lub podważone w przypadku kontroli.

 

Odrzucone deklaracje

Nieodpowiednio naliczone stawki podatków lokalnych, jurysdykcyjnych, zaokrąglenia czy nawet złe kody podatkowe, mogą spowodować odrzucenie złożonej deklaracji i dodatkowe zapytania ze strony urzędu.

Co więcej, niepoprawnie przygotowane deklaracje od strony formalnej (informacje na temat Twojej firmy, statusu rezydenta, powołania się na odpowiednie regulacje), również mogła powodować odrzucenie deklaracji lub wywołać estymację podatkową wykonywaną przez urzędnika.

Czasami drobny błąd lub brak jednej istotnej informacji może spowodować, że deklaracja zostanie odrzucona, a tym samym, mogą zostać nałożone kary.

 

Kosztowne wsparcie

Korzystając z półśrodków lub działając na własną rękę, nie masz również dostępu do stałego supportu / wsparcia. A jest ono niezwykle pomocne nie tylko w sprawach bieżących ale również kiedy pojawi się kontrola podatkowa lub kiedy urząd wyśle do Ciebie pismo z prośbą o wyjaśnienie jakiejś sprawy.

Przykładowo: otrzymujesz z urzędu pismo dotyczące zasadności nienaliczenia przez Ciebie sales taxu na koszty wysyłki. Albo ustosunkowanie się do Twojego potencjalnego obowiązku związanego z innym podatkiem stanowym (np. korporacyjnym, handlowym czy franczyzowym).

Nie bądź zdziwiony, że w takiej sytuacji certyfikowany doradca z USA może oczekiwać nawet $300 za 30 min. konsultacji, aby pomóc Twojej firmie. Nie wspominając ile czasu zajmie mu wyjaśnienie i rozwiązanie Twojej sprawy z urzędem.

Jeżeli współpracujesz na stałe z rzetelną firmą księgową, tego rodzaju sprawy załatwiane są w ramach pełnej obsługi stanowej. Co oznacza, że firma nie tylko rozlicza podatki i składa deklaracje, ale obejmuje Cię kompleksową opieką w danym stanie w taki sposób, że Ty nie musisz przejmować się kontaktem z urzędami.

Dlatego nie warto popełniać tego błędu, działać na własną rękę, korzystać z wątpliwej jakości oprogramowania, czy usług w bardzo atrakcyjnych cenach oferowanych przez firmy nieposiadające doświadczenie i specjalizacji. Tego rodzaju złudne oszczędności mogą doprowadzić do tego, że w przyszłości będzie kosztować Cię to dużo więcej niż stała współpraca z wyspecjalizowaną firmą księgową.

 

W tym artykule przedstawiliśmy 6 najczęściej popełnianych błędów, bazując na naszym wieloletnim doświadczeniu w obsłudze księgowej rynku w USA i współpracy z firmami, które zgłaszają się do nas z problemami w wyniku popełniania tych błędów.

Uważamy, że warto zwrócić na nie uwagę, aby pomóc Ci uniknąć zbędnych kosztów i błędów, które popełnili inni. Choć bez wątpienia nie jest to artykuł wyczerpujący i potencjalnych błędów, jakie można popełnić, mierząc się z systemem sprawozdawczo-podatkowym w USA jest z pewnością znacznie więcej.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia, w ATB Consulting od wielu lat specjalizujemy się w rzetelnych rozliczeniach i obsłudze sprzedaży eCommerce na rynku w USA. Pomagamy zarówno w kontroli, rozliczeniach i dopełnianiu obowiązków sprawozdawczo-podatkowych na poziomie federalnym, a także stanowym.

Jeśli byłoby to dla Ciebie interesujące, chętnie pomożemy bez względu na to, czy dopiero planujesz sprzedaż w USA, czy już rozpocząłeś sprzedaż, a masz wątpliwości czy wszystko robisz zgodnie z obowiązującymi przepisami. Proponujemy:

• Skorzystaj z naszego szkolenia dotyczącego obowiązków sprawozdawczo-podatkowych w sprzedaży w USA dla eCommerce >>
• Lub umów się na indywidualną video-konsultację, kontaktując się z nami przez formularz na stronie kontaktowej >>