Czy świąteczna impreza firmowa może być kosztem uzyskania przychodu? Obowiązki podatkowe „benefit in kind” oraz składki NI.

Jako dyrektor spółki limited z pewnością wiesz o różnego rodzaju kosztach, które możesz uznać do pomniejszenia Twojego podatku dochodowego należnego HMRC. Jednym z nich mogą być coroczne eventy dla pracowników zwane też ‘eventami świątecznymi’.

Jeżeli organizujesz takie spotkanie firmowe, to nie tylko Twoja spółka może odliczyć koszty z tym związane, ale również Ty i Twoi pracownicy możecie oszczędzić na podatkach.

Dlaczego? Przy każdym innego rodzaju evencie, niespełniającym kryteriów ‘eventu świątecznego’ i niemieszczącego się w określonych kosztach, dyrektorzy, jak i pracownicy obciążani są podatkiem od uzyskanych korzyści (‘benefit in kind’), a pracodawca zapłaci składki NI (Nationa Insurance) w ramach dodatków pracowniczych.

W przypadku ‘eventów świątecznych’ ani podatków, ani składek NI do zapłacenia nie będzie.

Jednak abyś mógł w pełni skorzystać z korzyści podatkowych związanych z ‘eventem świątecznym’ musisz mieć na uwadze bardzo specyficzne wymogi i restrykcje z tym związane.

 

Powinieneś też pamiętać, że formalnie oszczędności z tego tytułu będą wynikały nie z możliwości odliczenia danej kwoty, ale z tak zwanego zwolnienia ‘exemption’ co ma ogromne znaczenie w rozliczeniach.

 

Wymogi

 Regularny

‘Event Świąteczny’ to nazwa potoczna dla określenia eventów organizowanych regularnie każdego roku. Może to być oczywiście firmowa Wigilia, ale również Wielkanocne śniadania, Sylwestrowe świętowanie czy letni event z grillowaniem. Ważne, aby impreza odbywała się regularnie każdego roku.

 

Dla pracowników

Bardzo ważnym wymogiem jest to, że powinien być to event firmowy dla pracowników (entertaining staff). Jeżeli okazałoby się, że większość gości to np. klienci to wtedy nie można skorzystać ze zwolnień. Nie znaczy to jednak, że goście w ogóle nie mogą zostać zaproszeni. Jednak event nie może mieć charakteru wskazującego na to, że impreza została zorganizowana dla gości zamiast dla zespołu pracowników.

 

Goście

W evencie mogą wziąć udział goście, osoby towarzyszące, partnerzy, dzieci. Mogą zostać zaproszeni również klienci jednak należy pamiętać, że w tym przypadku może mieć to wpływ na rozliczenie VAT.

 

Ogólnodostępny

Event musi być dostępny dla wszystkich pracowików. Nie może to być np. spotkanie tylko dla działu sprzedaży. Każdy z pracowników musi mieć możliwość udziału w imprezie.

Może to być np event w filii w Sheffield gdzie pracownicy filii z Londynu nie zostaną zaproszeni.

Możesz też zorganizować 2 eventy np. jeden w fillii w Sheffield, a drugi w Londynie i wszyscy z pracowników bedą mieli możliwość wzięcia udziału w któryms z tych eventów.

 

Udziałowcy

Jeżeli udziałowcy nie są dyrektorami, nie będą oni objęci zwolnieniem.

 

Dyrektorzy

Dyrektorzy mogą brać udział w evencie dla pracowników i są objęci zwolnieniem. Event nie może być zorganizowany jedynie dla dyrektorów, chyba że firma nie zatrudnia żadnych innych pracowników oprócz dyrektorów.

 

Ile mogę wliczyć w koszty?

Jako dyrektor masz możliwość zorganizowania imprezy i opłacenia ją ze środków firmowych.

Brzmi dobrze, kiedy firma może zafundować Ci coroczną imprezę, a dodatkowo wliczyć event w koszty uzyskania przychodu. Co więcej, Ty jako uczestnik ani pozostali dyrektorzy czy pracownicy nie będziecie musieli zapłacić podatku z tytułu ‘benefit in kind’. Firma nie zapłaci również za Was składek NI.

I o ile wszystkie imprezy dla pracowników w kategorii ‘entertaining staff’ możesz w całości wliczać w koszty uzyskania przychodu to zwolnienia z podatków z tytułu ‘benefit in kind’ oraz składek NI są dostępne tylko do określonej kwoty rocznie.

 

 

Do jakiej zatem kwoty mogę zorganizować event, aby uniknąć podatków?

HMRC przyjęło, że nie może to być więcej niż £150 na osobę (razem z VAT), ale… jest to limit roczny.

Oznacza to, że możesz zorganizować np. 2 eventy w ciągu roku gdzie każdy z nich będzie kosztował przykładowo £75 od osoby. Takich eventów możesz zorganizować nieograniczoną ilość, więc jest to dość elastyczne rozwiązanie. Ważne, żeby suma kosztów na osobę w ciągu roku nie przekroczyła £150 (razem z VAT).

Aby obliczyć koszt na osobę, powinieneś poniesione koszty na organizację corocznych eventów (dojazdy, noclegi, catering itp.) podzielić przez liczbę wszystkich osób biorących udział w imprezach (włączając w to osoby towarzyszące).

 

Przykład 1:

Twoja firma zapłaciła za organizację Wigilii firmowej £3000 i była to jedyna impreza w ciągu roku. Jeżeli w evencie brało udział 20 osób (10 pracowników i 10 osób towarzyszących) to koszt na osobę wynosi £150, co mieści się w wyznaczonym przez HMRC limicie.

W takim przypadku:

• całe £3000 wliczasz w koszty uzyskania przychodu,
• żaden z pracowników nie jest obciążony podatkiem z tytułu ‘benefit in kind’,
• za żadnego pracownika nie zapłacisz składek NI z tytułu tej imprezy.

 

Przykład 2:

Zimą Twoja firma zapłaciła za organizację Wigilii firmowej £1500. W evencie brało udział 20 osób dlatego koszt na osobę wynosi £75.

Dodatkowo latem Twoja firma zapłaciła za organizację eventu ‘Letnie Grillowanie’ £1000. W evencie brało udział 20 osób, dlatego koszt na osobę wynosi £50.

W sumie w ciągu roku koszt na osobę za zorganizowane imprezy wyniósł £125, co mieści się w limicie £150.

Dlatego:

• całe £2500 wliczasz w koszty uzyskania przychodu,
• żaden z pracowników nie jest obciążony podatkiem z tytułu ‘benefit in kind’,
• za żadnego pracownika nie zapłacisz składek NI z tytułu tej imprezy.

 

Zwolnienie, a nie kwoty możliwe do odliczenia

Pamiętaj jednak, że coroczne eventy należą do kategorii zwolnień, a nie kwot możliwych do odliczenia W związku z tym kwota £150/osobę nie może zostać przekroczona, gdyż w przeciwnym razie podatki i składki będą należne od pełnej kwoty.

 

Przykład 3:

Twoja firma zapłaciła za organizację Wigilii firmowej £1510. W evencie brało udział 10 osób dlatego koszt na osobę wyniesie £151 co nie mieści się w limicie £150.

Mogłoby wydawać się, że możesz skorzystać ze zwolnienia do kwoty £150/osobę a pozostałe £1/osobę będzie opodatkowane. Nic bardziej mylnego.

W takiej sytuacji w ogóle nie możesz skorzystać ze zwolnienia z zapłacenia podatków i składek.

W uproszczeniu wyglądałoby to następująco:

• całe £1510 wliczasz w koszty uzyskania przychodu,
• pracownicy zostają obciążeni podatkiem ‘benefit in kind’ od pełnej kwoty £151,
• za każdego pracownik pracownika firma zapłaci składki NI od pełnej kwoty £151.

 

Przykład 4:

Zimą Twoja firma zapłaciła za organizację Wigilii firmowej £2500. W evencie brało udział 20 osób dlatego koszt na osobę wynosi £125.

Dodatkowo latem Twoja firma zapłaciła za organizację eventu ‘Letnie Grillowanie’ £1200. W evencie brało udział 20 osób dlatego koszt na osobę wynosi £60.

W sumie w ciągu roku koszt na osobe za zorganizowane imprezy wyniósł £185 co nie mieści się w limicie £150!

Mozna jednak przyjąć, która impreza zostanie objęta zwolnieniem, co w tym przypadku korzystniejszym byłoby dla Wigilii firmowej.

W uproszczeniu wyglądałoby to następująco:

• całe £3500 wliczasz w koszty uzyskania przychodu,
• żaden z pracowników nie jest obciążony podatkiem z tytułu ‘benefit in kind’ od kwoty £125,
• za żadnego pracownika nie zapłacisz składek NI z tytułu tej imprezy od kwoty £125,
• pracownicy zostają obciążeni podatkiem ‘benefit in kind’ od kwoty £60,
• za każdego pracownika firma zapłaci składki NI od kwoty £60.

Dlatego należy być bardzo ostrożnym w planowaniu takich imprez, gdyż konieczność zapłaty podatków ‘benefit in kind’ (co może być również zapłacone przez Twoje firmę w zależności od Umowy z pracownikiem – PAYE Settlement Agreement), jak i składek NI (13.8% w roku 2018/2019) może być niezwykle kosztowne.

 

 

VAT

Zgodnie z rozporządzeniem HMRC VAT Notice 700/65, sytuacja, w której nie możesz odliczyć VAT od kosztów corocznego eventu będzie impreza, w której biorą udział jedynie dyrektorzy lub/i ich partnerzy.

Jest to warunkowane powstaniem sytuacji, w której event nie jest wykorzystywany do celów biznesowych. Dlatego aby VAT mógł zostać odzyskany w evencie muszą brać również udział pracownicy.

Co więcej, istotny będzie również fakt, że VAT możesz odzyskać jedynie częściowo, gdyż kwalifikować będą się jedynie koszty poniesione w związku z pracownikami biorącymi udział w evencie. Nie możesz natomiast odzyskać VAT od kosztów poniesionych w związku z osobami towarzyszącymi (partnerami czy dziećmi pracowników).

 

Jeżeli planujesz event firmowy koniecznie pamiętaj o wszystkich wymogach i możliwych kosztach związanych z podatkiem ‘benefit in kind’ oraz składkami NI. Oszacuj koszty z nim związane tak aby nie okazało się finalnie, że impreza firmowa, która optymistycznie miała być zafundowana przez Twoją firmę i HMRC będzie kosztowała Cię i Twój biznes znacznie więcej niż to zaplanowałeś 🙂

Jeżeli uznasz, że jest to wiedza, która może przydać się również Twoim znajomym, podziel się z nimi linkiem do artykułu na swoich social media. Dziękujemy.